T.C

MALTEPE BELEDİYE BAŞKANLIĞI

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM
Genel Hükümler

Amaç ve Kapsam

MADDE 1 - (1) Bu yönetmeliğin amacı, Yazı İşleri Müdürlüğü' nün kuruluş, hizmet türü ve işleyişiyle ilgili esasları ile müdürlüğün görev, yetki ve çalışma sorumluluklarını düzenlemektir.

2. Bu yönetmelik, Yazı İşleri Müdürlüğü' nün görev, yetki, sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Yasal Dayanak

MADDE 2   - (1) Bu yönetmelik aşağıda tanımlanan kanun ve ilgili diğer mevzuata

dayanılarak hazırlanmıştır.

1. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu
2. 5393 Sayılı Belediye Kanunu,
3. Taşınır Mal Yönetmeliği
4. 4857 Sayılı İş Kanunu
5. Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik
6. Gizlilik Dereceli Belgelerde Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik
7. 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu
8. 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu
9. 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun
10. 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
11. 6698 Sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu
12. Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği
13. Evlendirme Yönetmeliği
14. 4721 Sayılı Türk Medeni Kanunu
15. 1608 Umuru Belediyeye Müteallik Ahkâmı Cezaiye Hakkında 16 Nisan 1340 Tarih ve

486 Numaralı Kanunun Bazı Maddelerine Muadil Kanun

16. 3194 Sayılı İmar Kanunu
17. 2559 Sayılı Polis Vazife ve Salahiyet Kanunu

Kuruluş

Madde 3     - (1) Yazı İşleri Müdürlüğü; Belediye Meclisinin, 01.11.1992 Tarih ve 0

Sayılı kararı ile kurulmuştur.

Tanımlar ve Kısaltmalar

MADDE 4 - (1) Bu Yönetmelikte geçen;

1. EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemi
2. KEP: Kayıtlı Elektronik Posta
3. Belediye: Maltepe Belediyesi'ni,
4. Başkan: Maltepe Belediye Başkanı'nı,
5. Üst Yönetici: Maltepe Belediye Başkanı'nı,
6. Başkan Yardımcısı: Maltepe Belediye Başkanı tarafından konuyla ilgili olarak görevlendirilen Başkan Yardımcısını,
7. Müdürlük: Maltepe Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü'nü,
8. Müdür: Maltepe Belediyesi Yazı İşleri Müdürü'nü,
1. Personel: Maltepe Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünde görevli Müdür ve Şef dışındaki tüm personelleri,
10. Meclis: Maltepe Belediye Başkanlığı Meclisi'ni, k) Encümen: Maltepe Belediye Başkanlığı Encümeni'ni,

1. Genel Evrak: Yazı İşleri Müdürlüğü Genel Evrak İşlemlerini, ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Organizasyon Yapısı, Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Organizasyon Yapısı

MADDE 5 - (1) Yazı İşleri Müdürlüğü; üst yönetici olarak Belediye Başkanına ve/veya Başkanın görevlendirdiği, yetki verdiği Başkan Yardımcısına bağlı olarak çalışmalarını sürdürür.

2. Yazı İşleri Müdürlüğü aşağıdaki birimlerinden oluşur.

YZİ-BK.1 _ İdari Birim

YZİ-BK.1.1 _ Gelen Evrak

YZİ-BK.1.2 _ Giden Evrak

YZİ-BK.2 _ Meclis Bürosu

YZİ-BK.3 _ Encümen Bürosu

YZİ-BK.4 _ Evlendirme Bürosu

Personel Yapısı

MADDE 6       - (1) Yazı İşleri Müdürlüğünde, Maltepe Belediyesi norm kadro

standartlarına uygun nitelik ve sayıda memur, kadrolu işçi, sözleşmeli personel ve belediye şirketi yoluyla çalıştırılan personel görev yapar.

3. Müdürlükte görev yapan personel İç Kontrol Eylem Planı kapsamında, tanımlanmış süreç ve görev tanımlarına uygun hareket eder.

Müdürlüğün Görevleri

MADDE 7 - (1) Yazı İşleri Müdürlüğünün genel görevleri aşağıda belirtildiği gibidir.

a) Müdürlüğün Kamu Hizmet Standartlarını hazırlamak, güncellemek, yayınlamak, b) Stratejik Plana, Performans Programına, Yatırım Programına ve müdürlük bütçesine

uygun olarak çalışmalarını yürütmek.

3. Maltepe Belediyesi İç Kontrol Eylem Planındaki görev ve sorumlulukların yerine getirilmesi için gerekli çalışmaları yapmak.
4. Müdürlüğe gelen yazı ve dilekçeleri süresi içerisinde cevaplamak, 3071 sayılı Kanun gereği, dilekçe yoluyla yapılan başvurulara ilgili yasal süreleri içerisinde bilgi vermek, işlem safhasının duyurulması halinde alınan sonucu ayrıca bildirmek.
5. 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu çerçevesinde, istisnalar dışındaki bilgi ve belgeleri başvuru sahibinin bilgisine sunmak.
6. Müdürlükte gerçekleşen tüm iş ve işlemleri 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu çerçevesinde yürütmek.
7. Müdürlük tarafından yapılan işlemlerin kayıtlarının tutulmasını sağlamak, gerektiğinde bunların arşivlenmesini, korunmasını ve muhafazasını sağlamak.
8. Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili olarak Maltepe Belediyesi resmi web sitesinde (www.maltepe.bel.tr) yayınlanmak üzere yetkili müdürlüğe fotoğraf, video ve yazılı olarak veri akışı sağlamak.
1. İhtiyaç halinde belediye müdürlükleri ve belediye dışı kurumlarla birlikte işlerlik çalışmaları yürütmek.
10. Gerektiğinde mevzuata uygun satın alma işlemlerini yapmak.

2. Müdürlüğün özel görevleri aşağıda belirtildiği gibidir.

1. Kurum ve birimlerden gelen-giden gizli dereceli evrakların, Gizlilik Dereceli Belgelerde Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik çerçevesinde, gereği yapılmak üzere ilgili birimlere sevkini yapmak,
2. Posta giderlerinin (posta ve kep) ve Uluslararası Aile Cüzdanı (UAC) bedellerinin ödeme işlemlerini gerçekleştirmek.

Müdürün Görev ve Yetkileri

MADDE 8 - (1) Müdürlük bünyesinde görev yapan müdürün genel görevleri aşağıda belirtildiği gibidir.

1. Müdürlük çalışmalarını yasal mevzuata uygun olarak yürütmek, her türlü yasal mevzuat değişikliklerinde Müdürlük çalışmalarını yeniden düzenlemek ve çalışanların yasal mevzuata ve değişikliklere uyum sağlaması ile ilgili çalışmalar yürütmek, müdürlüğün görevleri ile ilgili olarak diğer kurumlarla veya kurum içi müdürlüklerle koordinasyonu sağlamak,
2. Müdürlük adına yapılacak harcamalarda gerçekleştirme görevlisi ile avans ve maaş mutemedini belirlemek,
3. Müdürlüğün Çalışma Yönetmeliğinin hazırlanmasını veya varsa yürürlükteki yönetmeliğin güncelleme ihtiyaçlarının gereğini yerine getirilmesini sağlamak için; Meclise iletmek üzere Başkanlık Makamına sunmak, ihtiyaç halinde yönergeler hazırlayarak uygulamaya koymak ve yürütmek
4. Müdürlüğe ait taşınırlarla ilgili olarak taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin görevlendirilmek ve taşınır kayıt işlemlerinin yürütülmesini sağlamak,
5. Stratejik Plan ve Performans Programı kapsamında, müdürlüğün görev alanına giren konularda, amaç ve hedeflerini gerçekleştirmek için gerekli çalışmaların yapılmasını sağlamak,
6. Yasal süre içerisinde müdürlüğün Birim Faaliyet Raporunu hazırlayarak Faaliyet Raporunu hazırlayan birime iletmek,
7. Performans Programı doğrultusunda müdürlüğün bütçe tekliflerini ve varsa yıllık ücret tarifelerini, yıllık yatırım programını hazırlamak,
8. Müdürlüğün yazışmalarının yazışma kurallarına uygun, süresi içinde ve doğru bir şekilde yapılmasını sağlayarak imza yetki yönergesi çerçevesinde paraflamak veya imzalamak,
1. Müdürlüğün iş ve işlemleri ile ilgili araştırma, soruşturma, denetim ve teftişlerde müdürlüğün çalışmaları hakkında bilgi ve belge vermek, teftiş ve denetim raporlarının gereğinin yapılmasını sağlayarak cevaplandırmak,
10. Müdürlüğe gelen evrağı incelemek, evrak kabul şartlarına uygun değilse reddetmek, kabul şartlarına uygunsa ilgilisine havale etmek veya havale ettirmek, süresi içinde gereğinin yapılmasını ve cevaplandırılmasını sağlamak,
11. Yapılan çalışmalar hakkında Belediye Başkanı ve/veya ilgili Başkan Yardımcısına rapor vermek,
50. İç Kontrol Eylem Planı Esasları gereğince müdürlük personelinin çalışma performansını değerlendirmek,
1000. Disiplin Amiri sıfatıyla müdürlük personelinin disiplinle ilgili işlemlerinin yapılmasını sağlamak,

n) Yönetimindeki personele görev vermek, yaptıkları işleri denetlemek, gerektiğinde uyarmak, bilgi ve rapor istemek. Çalışanların iş koordinasyonunu, birim içi çalışma akışını kontrol etmek,

• Müdürlüğü; Başkanlık Makamına, Belediyenin diğer müdürlüklerine, müdürlüğün alt birimlerine ve personeline karşı doğrudan; Belediyenin karar organlarına, kamu kurum ve kuruluşlarına, meslek kuruluşlarına ve gerektiğinde gerçek ve tüzel kişilere karşı ise Başkanlık Makamının bilgisi dâhilinde temsil etmek,
• Personeli, ekipmanı ve müdürlüğün sahip olduğu bilgi ve kaynakları sevk ve idare etmek,
• İlgili Mevzuat hükümleri çerçevesinde müdürlük bütçesini yapmak,
• Yokluğunda görevlerinin aksatılmadan yürütülebilmesi için yerine bakacak kişiyi vekâlet verilmesi için İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ’ne önerir,
• Emrindeki personele iş tariflerini açıklamak, müdürlük işleyişinin sağlıklı yürümesini sağlamak amacıyla personeli yetiştirmek. Onların iş tariflerindeki görev ve sorumluluklarını anlamalarını sağlamak,

2. Müdürlük bünyesinde görev yapan müdürün özel görevleri aşağıda belirtildiği gibidir.

1. 5393 Sayılı Belediye Kanunu ve Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliği gereğince Meclis Toplantılarını düzenleyerek, meclis çalışmalarını yürütmek ve görevli olarak meclis toplantılarına katılmak.
2. Belediye Meclisi, İhtisas Komisyonları ve Belediye Encümeninin mevzuata uygun şekilde toplanmasını, alınan kararların süresi içerisinde yayınlanmasını sağlamak.
3. Başkanlık Makamının onayı ile Belediye Encümen toplantılarına katılmak.
4. Başkanlığa bağlı birimlerden kurum dışına gidecek olan evrak ve belgelerin kurye aracılığı ile ilgili yerlere iletilmesini sağlamak ve takibini yapmak.
5. Değişen ve yürürlüğe giren kanun, yönetmelik ve genelgelerin takibini yaparak, e-posta ile ilgili birimleri bilgilendirmek.
6. Sosyal Destek Hizmetleri Müdürlüğünün Çalışma Yönetmeliğinin ilgili maddesi gereğince, Değerlendirme Kurulu Üyesi olarak Kurulda görev almak ve Kurul toplantılarına katılmak.

Birimlerin/Büroların Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 9

İDARİ BİRİM (YZİ-BK.1)

Genel Görevleri

1. Personel Özlük İşlemleri: Müdürlükte çalışan personelin özlük işleri ile ilgili yazışmaları yapmak, personelin maaş, ikramiye, fazla mesai, sigorta ve sosyal hakları ile ilgili işlemleri, yazışmaları yapmak ve evrakı muhafaza etmek (Hukuki Dayanak No:1,2,4)
2. Taşınır Kontrol İşlemleri: Müdürlükte bulunan demirbaş malzemesinin ve taşınırların kayıtlarını tutmak ve kırtasiye malzeme ihtiyacını temin edilmesini sağlamak (Hukuki Dayanak No:3)
3. Müdürlük Kalemi: Müdürlükte yapılan yazışmaları konularına göre tasnif ederek arşivleme işlemlerini yapmak, gelen evrak, giden evrak ve dilekçe kayıtları tutularak havalesi yapılan evrakların ilgili personele ve servislere zimmetinin yapmak, evrak sürelerini takip etmek ve resmi yazışmaya ilişkin diğer işlemleri yürütmek (Hukuki Dayanak No:5)
4. Müdürlük Sekretaryası: Müdürlüğe bağlı diğer birimlere sekretarya hizmeti sağlamak, toplantı organizasyon faaliyetleri ve toplantı tutanağı düzenlenmesi gibi idari konularda destek vermek

GELEN EVRAK (YZİ-BK.11)

Özel Görevleri

1. Gelen Evrak Kayıt: Maltepe Belediye Başkanlığı'na hitaben dış kurum ve kuruluşlardan, posta, kurye ve KEP yoluyla gelen evrakların EBYS üzerinden kayıt ve havale işlemlerini yapmak, ilgili birimlere ulaştırılmasını sağlamak.
2. İade Evrak Kabul: Belediye Başkanlığına iade edilen ve ilgililere tebliğ edilmek üzere posta yoluyla gönderilen tebligat zarflarının ilgili birimlere ulaştırılmasını sağlamak.

GİDEN EVRAK (YZİ-BK.12)

Özel Görevleri

a) Giden Evrak Kayıt: Belediyemize bağlı birimlerden dış kurum, kuruluş ve şahıslara gönderilen evrakların kontrolünü yaparak, EBYS yoluyla alarak, posta, kurye ve KEP üzerinden gönderimini sağlamak. Resmi Yazışma Kurallarına uymayan yazıları düzeltilmek üzere ilgili birimlere iade etmek.

MECLİS BÜROSU (YZİ-BK.2)

Özel Görevleri

1. Meclis Toplantı Hazırlıkları: 5393 Sayılı Belediye Kanununun 20. maddesi uyarınca her ayın ilk haftası, Belediye Meclis kararıyla belirlenen Meclis Çalışma Takviminde belirtilen ve bir aylık tatil dönemi dışındaki günlerde yapılması kararlaştırılan olağan toplantılar ile 5393 Sayılı Belediye Kanunu’nun 20. maddesi (Ek Fıkra: 30/05/2007- 5675/3 Md.) gereğince Belediye Başkanının acil durumlarda Belediye Meclisini olağanüstü toplantıya çağırması durumunda toplantı davetiyelerini hazırlamak ve en az 3 (üç) gün önceden Meclis Üyelerine bildirmek ve çeşitli yöntemlerle ilan edilmesini sağlamak, Belediye Meclisinin Olağan ve Olağanüstü Toplantı davetiyelerinden; -Bilgi için; İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığı ve Kaymakamlık Makamına, - İlanı için; Bilgi İşlem Müdürlüğü ve Zabıta Müdürlüğüne gönderimini sağlamak.
2. Meclis Toplantısında Yapılan Çalışmalar: Meclis toplantılarında, toplantı yeter sayısının belirlenmesi için yoklama tutanaklarının hazırlanarak meclis kâtiplerine iletilmesi. Toplantıda görüşülen maddeler hususundaki konuşmalara ilişkin not alınması. Toplantıların sesli ve görüntülü kayıtlarının takip edilmesi.
3. Meclis Önerge İşlemleri: Belediye Meclis Üyeleri tarafından, Meclis Başkanlık Divanı’na verilerek gereği yapılmak üzere Başkanlık Makamına havale edilen yazılı ve sözlü önergelerin cevaplandırılmak üzere Özel Kalem Müdürlüğüne gönderilmesi ve gelen önerge cevaplarının ilgili meclis üyelerine imza karşılığında verilmesini sağlamak.
4. İhtisas Komisyonu İşlemleri: Belediye Meclisince görüşülmek üzere ihtisas komisyonlarına havale edilen dosyaları ilgili komisyon başkanlarına teslim etmek, ihtisas komisyonlarınca hazırlanan raporları çoğaltarak Belediye Meclis Üyelerine dağıtımını yapmak.
5. Meclis Kararlarının Hazırlanması: Belediye Meclisinde alınan kararları yazmak ve 5393 Sayılı Belediye Kanunu’nun 22. maddesi gereğince Meclis başkanı ve kâtip üyelere imzalatılarak bir sonraki toplantıda üyelere dağıtmak
6. Meclis Kararların Onaylanması: 5216 Sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu’nun 14. maddesine istinaden imara ilişkin kararları, 25. maddesi gereğince bütçe ile ilgili kararlar, 7. maddesi (g bendi) kapsamında olan kararlar, 5393 sayılı kanunun 7. ve 8. maddeleri kapsamında olan kararlar büyükşehir belediyesine, bütçe ve imar ile ilgili olanlar dışında alınan kararları 5393 sayılı Belediye Kanunu'nun 23. maddesi gereğince en geç 7 gün içinde Kaymakamlık Makamına göndermek
7. Meclis Kararların Dağıtımı: Kesinleşen Meclis Kararlarının bir suretini uygulanmak üzere ilgili müdürlüğe göndermek ve arşivlemesini yapmak, İmar ile ilgili olan kararları Büyükşehir Belediye Başkanlığına onaya gönderilmek üzere dosyası ile birlikte Plan ve Proje Müdürlüğüne göndermek.
8. Meclis Görüntülü ve Sesli Kayıt: Belediye Meclis Toplantılarının 5393 Sayılı Belediye Kanunu’nun 20. maddesi gereğince alınan meclis kararı ile sesli ve görüntülü cihazlara kayıt edilmesini sağlamak. Kayıtların deşifre edilerek tutanaklara geçirilerek Meclis Başkanı ve kâtip üyelere imzalatmak.
1. Meclis Karar Özetleri: Meclis Karar Özetlerini, 5393 Sayılı Belediye Kanunu’nun 23.maddesi gereğince Belediye İnternet Sayfasında yayınlanmak üzere Bilgi İşlem Müdürlüğüne, Belediye ilan tahtasında ilan edilmek üzere Zabıta Müdürlüğüne göndermek.
10. Meclis Huzur Hakkı: Meclis Toplantıları ve İhtisas Komisyonlarının toplantılarına ilişkin Puantaj Cetvelini hazırlayarak Huzur Hakkı Ücretlerinin ödenmesi için İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne göndermek.

ENCÜMEN BÜROSU (YZİ-BK.3)

Özel Görevleri

1. Encümen Teşkili: 5393 Sayılı Belediye Kanunun 33. Maddesi gereğince, Belediye Meclisince gizli oylama ile seçilen 3 Üye ve Mali Hizmetler Müdürü ile Belediye Başkanının belirleyeceği 2 birim müdürü olmak üzere 7 üyeden oluşması için Belediye Başkanından onay almak.
2. Encümen Toplantı Hazırlıkları: Belediye Başkanı tarafından Encümene havale edilen evraklar kontrolü yapıldıktan sonra 5393 Sayılı Belediye Kanunu’nun 35.maddesi gereğince görüşülmek üzere toplantı gündemini oluşturmak. Başkanlık onayı ile belirlenen gün ve saatlerde toplanacak olan belediye encümenine havale edilen dosyalar doğrultusunda hazırlanan Encümen gündeminin üyelere dağıtımını yapmak.
3. Encümen Kararlarının Hazırlanması: Toplantıda alınan kararların yazılmasını, encümene katılan üyeler tarafından imzalanmasını sağlamak.
4. Encümen Kararların Dağıtımı: Toplantıda alınan ve imzası tamamlanan kararların uygulanmak üzere ilgili birimlere göndermek ve arşiv işlemlerini yapmak.
5. Encümen Huzur Hakkı: 5393 Sayılı Belediye Kanunu’nun 36. maddesi gereğince toplantılara ilişkin puantaj cetvelinin hazırlanarak huzur hakkı ücretlerinin ödenmesi için İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne göndermek.

EVLENDİRME BÜROSU (YZİ-BK.4)

Özel Görevleri

1. Nikâh Başvuru ve Değerlendirme: Evlenmek isteyen çiftlerin evraklarının kontrolünü yaparak müracaatlarını kabul etmek.
2. Nikâh İşlemleri: Evlendirme Yönetmeliğine uygun olarak evlenme dosyalarını hazırlamak.
3. Nikâh Akti: Evlenmelerine yasal engeli olmayan çiftlerin nikâh akitlerini yaparak, düzenlenen Uluslararası Aile Cüzdanlarını çiftlere vermek.
4. Nikâh Sonrası İşlemleri: Gerçekleştirilen nikâh akitlerinin nüfus kütüklerine tescilini sağlamak, Evlenme kütüğü ve dosyalarını mevzuata uygun bir şekilde arşivleyerek muhafaza etmek.
5. Evlendirme Denetim İşlemleri:        Evlendirme Yönetmeliği gereğince, Denetim

yapacak olan yetkililere sunmak üzere (İlçe Nüfus Müdürü ve Belediye Başkanı) gerekli dosya ve belgeleri denetime hazır halde bulundurmak.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Yönetmelikte Yer Almayan Hususlar

MADDE 10 - (1) Bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

Yürürlük

MADDE 11 - (1) ) Bu yönetmelik Belediye Meclisince kabul edildikten ve Belediye web sitesinde (www.maltepe.bel.tr) yayınlandıktan sonra yürürlüğe girer. Yönetmeliğin yürürlüğe girmesi ile önceki yönetmelik yürürlükten kalkar.

Yürütme

MADDE 12   - (1) Bu yönetmelik hükümleri Maltepe Belediye Başkanı adına Bilgi

İşlem Müdürü tarafından yürütülür.