MALTEPE BELEDİYE BAŞKANLIĞI
BASIN, YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Genel Hükümler
Amaç ve kapsam
Madde 1 - (1) Bu yönetmeliğin amacı, Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün kuruluş, hizmet türü ve işleyişiyle ilgili esasları ile müdürlüğün görev, yetki ve çalışma sorumluluklarını düzenlemektir.
(2) Bu yönetmelik, Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün görev, yetki, sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.
Yasal dayanak
Madde 2 - (1) Bu yönetmelik aşağıda tanımlanan kanun ve ilgili diğer mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır.
- 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu
- 5393 Sayılı Belediye Kanunu
- 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu
- 4857 Sayılı İş Kanunu
- 5187 Sayılı Basın Kanunu
- 195 Sayılı Basın İlan Kurumu Teşkiline Dair Kanun
- 3071 Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun
- 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
- 4982 Bilgi Edinme Hakkı Kanunu
- 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu
- Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi Yönetmeliği
- Taşınır Mal Yönetmeliği
- Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik
Kuruluş
Madde 3 - (1) Basın ve Yayın Müdürlüğü, Belediye Meclisinin, 25.06.2015 tarih ve 2015/95 sayılı kararı ile kurulmuş, 12.09.2025 tarih ve 33015 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe giren Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına İlişkin Yönetmelik kapsamında müdürlük adı Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü olarak değiştirilmiştir.
Tanımlar ve kısaltmalar
Madde 4 - (1) Bu Yönetmelikte geçen;
- Belediye: Maltepe Belediyesini
- Başkanlık: Maltepe Belediye Başkanlığını
- Başkan: Maltepe Belediye Başkanını
- Meclis: Maltepe Belediye Meclisini
- Başkan Yardımcısı: Müdürlüğün bağlı olduğu Başkan Yardımcısını
- Müdürlük: Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünü
- Müdür: Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürünü
- MİO: Maltepe İletişim Ofisini
- Personel: Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünde görevli tüm personeli
- Birim: Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü'ne bağlı alt birimlerini
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Organizasyon Yapısı, Görev, Yetki ve Sorumluluklar
Organizasyon yapısı
Madde 5 - (1) Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü; üst yönetici olarak Belediye Başkanına ve/veya Başkanın görevlendirdiği, yetki verdiği Başkan Yardımcısına bağlı olarak çalışmalarını sürdürür.
(2) Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü aşağıdaki birimlerinden oluşur.
BYH-BK.1_İdari Birim
BYH-BK.2_Basın ve Yayın Birimi
BYH-BK.2.1_Haber ve İçerik Planlama
BYH-BK.2.2_Fotoğraf, Video ve Grafik Tasarım
BYH-BK.2.3_Sosyal Medya
BYH-BK.2.4_Baskı, Uygulama ve Denetim Merkezi
BYH-BK.3_Maltepe İletişim Ofisi Birimi
BYH-BK.3.1_Danışma ve Bilgilendirme
BYH-BK.3.2_Çağrı Merkezi
BYH-BK.3.3_Çözüm Merkezi
BYH-BK.3.4_Saha Takip ve Koordinasyon
Personel yapısı
Madde 6 - (1) Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünde, Maltepe Belediyesi norm kadro standartlarına uygun nitelik ve sayıda memur, kadrolu işçi, sözleşmeli personel ve belediye şirketi yoluyla çalıştırılan personel görev yapar.
(2) Müdürlükte görev yapan personel İç Kontrol Eylem Planı kapsamında, tanımlanmış süreç ve görev tanımlarına uygun hareket eder.
Müdürlüğün görev ve sorumlulukları
Madde 7 - (1) Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün genel görevleri aşağıda belirtildiği gibidir.
- Müdürlüğün Kamu Hizmet Standartlarını hazırlamak, güncellemek, yayınlamak,
- Stratejik Plana, Performans Programına, Yatırım Programına ve müdürlük bütçesine uygun olarak çalışmalarını yürütmek.
- Maltepe Belediyesi İç Kontrol Eylem Planındaki görev ve sorumlulukların yerine getirilmesi için gerekli çalışmaları yapmak.
- Müdürlüğe gelen yazı ve dilekçeleri süresi içerisinde cevaplamak, 3071 sayılı Kanun gereği, dilekçe yoluyla yapılan başvurulara ilgili yasal süreleri içerisinde bilgi vermek, işlem safhasının duyurulması halinde alınan sonucu ayrıca bildirmek.
- 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu çerçevesinde, istisnalar dışındaki bilgi ve belgeleri başvuru sahibinin bilgisine sunmak.
- Müdürlükte gerçekleşen tüm iş ve işlemleri 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu çerçevesinde yürütmek.
- Müdürlük tarafından yapılan işlemlerin kayıtlarının tutulmasını sağlamak, gerektiğinde bunların arşivlenmesini, korunmasını ve muhafazasını sağlamak.
- Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili olarak Maltepe Belediyesi resmi web sitesinde (www.maltepe.bel.tr) yayınlanmak üzere yetkili müdürlüğe fotoğraf, video ve yazılı olarak veri akışı sağlamak.
- İhtiyaç halinde belediye müdürlükleri ve belediye dışı kurumlarla birlikte işlerlik çalışmaları yürütmek.
- Gerektiğinde mevzuata uygun satın alma işlemlerini yapmak.
(2) Müdürlüğün özel görevleri aşağıda belirtildiği gibidir.
- Yerel ve ulusal düzeyde periyodik (günlük, haftalık, aylık vb.) yayın yapan medya kuruluşlarının yayınlarının takibini sağlamak ve gerekli hallerde Başkan, Başkan Yardımcısı ya da ilgili müdürleri bilgilendirmek,
- Belediye hizmetleriyle ilgili kamuoyunun bilgilendirilmesi amacıyla yapılacak basın açıklaması, kitap, kitapçık, el ilanı, bülten, broşür, sosyal medya görseli vb. çalışmaları hazırlamak, tasarlamak, bu materyalleri basmak ve bu materyallerin halka, kurum ve kuruluşlara ulaşmasını sağlamak
- Belediye hizmetleriyle ilgili kamuoyunun bilgilendirilmesi amacıyla açık hava reklamları (afiş, pankart, billboard) çalışmaları hazırlamak, tasarlamak, bu materyalleri basmak ve reklam alanlarında konumlandırılmasını sağlamak,
- Belediye çalışmalarının kamuoyundaki etkisini değerlendirmek ve kentimizde yaşayan vatandaşların belediyeden beklentilerini öğrenmeye yönelik, çeşitli yöntemler (yüz yüze veya telefonla iletişim, anket vb.) kullanılarak kamuoyu araştırması yapmak veya yaptırmak.
Müdürün görev ve yetkileri
Madde 8 - (1) Müdürlük bünyesinde görev yapan müdürün genel görevleri aşağıda belirtildiği gibidir.
- Müdürlük çalışmalarını yasal mevzuata uygun olarak yürütmek, her türlü yasal mevzuat değişikliklerinde Müdürlük çalışmalarını yeniden düzenlemek ve çalışanların yasal mevzuata ve değişikliklere uyum sağlaması ile ilgili çalışmalar yürütmek, müdürlüğün görevleri ile ilgili olarak diğer kurumlarla veya kurum içi müdürlüklerle koordinasyonu sağlamak,
- Müdürlük adına yapılacak harcamalarda gerçekleştirme görevlisi ile avans ve maaş mutemedini belirlemek,
- Müdürlüğün Çalışma Yönetmeliğinin hazırlanmasını veya varsa yürürlükteki yönetmeliğin güncelleme ihtiyaçlarının gereğini yerine getirilmesini sağlamak için; Meclise iletmek üzere Başkanlık Makamına sunmak, ihtiyaç halinde yönergeler hazırlayarak uygulamaya koymak ve yürütmek
- Müdürlüğe ait taşınırlarla ilgili olarak taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin görevlendirilmek ve taşınır kayıt işlemlerinin yürütülmesini sağlamak,
- Stratejik Plan ve Performans Programı kapsamında, müdürlüğün görev alanına giren konularda, amaç ve hedeflerini gerçekleştirmek için gerekli çalışmaların yapılmasını sağlamak,
- Yasal süre içerisinde müdürlüğün Birim Faaliyet Raporunu hazırlayarak Faaliyet Raporunu hazırlayan birime iletmek,
- Performans Programı doğrultusunda müdürlüğün bütçe tekliflerini ve varsa yıllık ücret tarifelerini, yıllık yatırım programını hazırlamak,
- Müdürlüğün yazışmalarının yazışma kurallarına uygun, süresi içinde ve doğru bir şekilde yapılmasını sağlayarak imza yetki yönergesi çerçevesinde paraflamak veya imzalamak,
- Müdürlüğün iş ve işlemleri ile ilgili araştırma, soruşturma, denetim ve teftişlerde müdürlüğün çalışmaları hakkında bilgi ve belge vermek, teftiş ve denetim raporlarının gereğinin yapılmasını sağlayarak cevaplandırmak,
- Müdürlüğe gelen evrağı incelemek, evrak kabul şartlarına uygun değilse reddetmek, kabul şartlarına uygunsa ilgilisine havale etmek veya havale ettirmek, süresi içinde gereğinin yapılmasını ve cevaplandırılmasını sağlamak,
- Yapılan çalışmalar hakkında Belediye Başkanı ve/veya ilgili Başkan Yardımcısına rapor vermek,
- İç Kontrol Eylem Planı Esasları gereğince müdürlük personelinin çalışma performansını değerlendirmek,
- Disiplin Amiri sıfatıyla müdürlük personelinin disiplinle ilgili işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
- Yönetimindeki personele görev vermek, yaptıkları işleri denetlemek, gerektiğinde uyarmak, bilgi ve rapor istemek. Çalışanların iş koordinasyonunu, birim içi çalışma akışını kontrol etmek,
- Müdürlüğü; Başkanlık Makamına, Belediyenin diğer müdürlüklerine, müdürlüğün alt birimlerine ve personeline karşı doğrudan; Belediyenin karar organlarına, kamu kurum ve kuruluşlarına, meslek kuruluşlarına ve gerektiğinde gerçek ve tüzel kişilere karşı ise Başkanlık Makamının bilgisi dâhilinde temsil etmek,
- Personeli, ekipmanı ve müdürlüğün sahip olduğu bilgi ve kaynakları sevk ve idare etmek,
- İlgili Mevzuat hükümleri çerçevesinde müdürlük bütçesini yapmak,
- Yokluğunda görevlerinin aksatılmadan yürütülebilmesi için yerine bakacak kişiyi vekâlet verilmesi için İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ’ne önerir,
- Emrindeki personele iş tariflerini açıklamak, müdürlük işleyişinin sağlıklı yürümesini sağlamak amacıyla personeli yetiştirmek. Personelin iş tariflerindeki görev ve sorumluluklarını anlamalarını sağlamak,
Birimlerin yetki ve sorumlulukları
Madde 9
İDARİ BİRİM (BYH-BK.1)
Genel Görevleri
- Personel Özlük İşlemleri: Müdürlükte çalışan personelin özlük işleri ile ilgili yazışmaları yapmak, personelin maaş, ikramiye, fazla mesai, sigorta, izin ve sosyal hakları ile ilgili işlemleri, yazışmaları yapmak ve evrakı muhafaza etmek
- Taşınır Kayıt ve Kontrol İşlemleri: Müdürlükte bulunan demirbaş malzemesinin ve taşınırların kayıtlarını tutmak, satın alma işlemi gerçekleştirilen malzemelerin kayıt işlemini sağlamak, temizlik ve kırtasiye malzemesi ihtiyacının temin edilmesini sağlamak,
- Müdürlük Kalemi: Müdürlükte yapılan yazışmaları konularına göre tasnif ederek arşivleme işlemlerini yapmak, gelen evrak, giden evrak ve dilekçe kayıtları tutularak havalesi yapılan evrakların ilgili personele ve birimlere zimmetini yapmak, evrak sürelerini takip etmek ve resmi yazışmalara ilişkin diğer işlemleri yürütmek,
- Müdürlük Sekretaryası: Müdürlüğe bağlı diğer birimlere sekreterya hizmeti sağlamak, toplantı organizasyon faaliyetleri ve toplantı tutanağı düzenlenmesi gibi idari konularda destek vermek
Özel Görevleri
- Belediyemiz Şirketleri Koordinasyon İşlemleri: Belediyemiz şirketlerinin yürütmekte oldukları tüm faaliyetler için şahsen, telefon, e-posta veya internet yoluyla gerçekleştirilen istek ve şikâyetlerin ilgililerine iletilmesini sağlamak ve koordinasyonu sağlamak.
- Satın Alma ve İlan Yönetimi: Müdürlüğün ihtiyaçlarını belirleyerek, gerekli mevzuat hükümleri ve belediyece hazırlanmış diğer yönerge ve yönetmeliklere uygun olarak hizmet ve mal satın alma işlemlerini yapmak, belediye hizmet ve etkinliklerinin tanıtılması amacıyla Basın İlan Kurumu aracılığıyla ilan ve reklam yayınlamak.
- Kamu Hizmetleri Standartları ve Envanteri Çalışmaları: Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik kapsamında idarenin “Kamu Hizmetleri Standartları ve Envanteri” çalışmalarını yürütmek.
BASIN, YAYIN BİRİMİ (BYH-BK.2)
Özel Görevleri
- Kurumsal Kimlik Çalışmaları: Maltepe Belediye Başkanlığının amaç, ilke ve politikaları ile bağlı bulunan mevzuat ve esaslar çerçevesinde, kurumsal kimliği güçlendirmek.
- Duyuru İşlemleri: Belediye Başkanının ya da Belediyenin kamuoyuyla paylaşmayı gerekli gördüğü açıklama, duyuru ve tekziplerin yayın kuruluşlarına duyurulmasını planlamak.
- Basın Toplantıları: Belediye Başkanının basın toplantılarını organize etmek.
- Basın ve Yayın Kuruluşlarıyla Koordinasyon: Basın, Yayın kuruluşları ile iletişim kurmak ve koordinasyonu sağlamak
- Röportaj İşlemleri: Belediyemiz çalışmalarıyla ilgili olarak, müdürlükler, diğer kamu ve özel kuruluşlarından gelen çekim, röportaj vb. talepleri değerlendirmek, uygun görülmesi halinde organizasyonlarını sağlamak.
HABER VE İÇERİK PLANLAMA (BYH-BK.2.1)
Özel Görevleri
- Haber ve İçerik Planlama Sürecinin Yürütülmesi: Birimlerin faaliyetleri ve gelen talepler doğrultusunda içerik üretim süreçlerini planlamak. Belediye Başkanının ve Belediyenin faaliyet, proje ve etkinliklerine ilişkin haber, duyuru ve bilgilendirme içeriklerini hazırlamak, yayımlanacak mecralara uygun şekilde planlamak ve onaya sunmak. İçerik üretim sürecinde ilgili birimlerle koordinasyonunu sağlamak, paylaşım planlarını oluşturmak ve kurumsal iletişim ilkelerine uygun biçimde içerik akışını yürütmek.
FOTOĞRAF, VİDEO VE GRAFİK TASARIM (BYH-BK.2.2)
Özel Görevleri
- Görsel Medya Üretimi, Tasarımı ve Arşivlenme Süreçlerinin Yürütülmesi: Belediye Başkanının çalışmaları ile belediyenin yürüttüğü faaliyet, proje ve etkinliklerin fotoğraf ve video çekimlerini gerçekleştirmek; çekilen materyalleri arşivlemek, düzenlemek ve yayınlanmaya uygun hâle getirmek. Görsel içeriklerin kurumsal kimliğe uygun biçimde tasarlanmasını sağlamak; afiş, broşür, dergi, katalog ve benzeri tanıtım materyallerinin grafik tasarımlarını hazırlamak. Dijital ve basılı mecralarda kullanılacak görsel unsurları üretmek ve tüm süreçlerin kurumsal standartlara uygunluğunu denetlemek.
SOSYAL MEDYA (BYH-BK.2.3)
Özel Görevleri
- Sosyal Medya Yönetimi ve Dijital İletişim Süreçlerinin Yürütülmesi: Belediye Başkanı ve Belediyenin sosyal medya hesaplarını, kurumsal kimliği yansıtacak şekilde yönetmek; paylaşım planlarını oluşturmak, güncel içerikleri hazırlamak ve yayımlamak. Sosyal medya aracılığıyla gelen talepleri ve geri bildirimleri takip etmek; sosyal medya istatistiklerini analiz ederek dijital iletişim stratejilerini geliştirmek ve kurumun görünürlüğü ile erişimini artırmaya yönelik çalışmalar yürütmek. Tüm paylaşımların kurumsal iletişim ilkelerine ve mevzuata uygunluğunu sağlamak.
BASKI, UYGULAMA VE DENETİM MERKEZİ (BYH-BK.2.4)
Özel Görevleri
- Basılı Materyal Üretimi, Yönetimi ve Denetimi: Belediye Başkanı ve Belediyenin kurumsal iletişim çalışmaları ile faaliyetlerinin duyurulması kapsamında hazırlanacak basılı materyallerin baskı ve uygulama süreçlerini planlamak, yürütmek ve denetlemek; basım süreçlerinin zamanında ve kurumsal standartlara uygun biçimde gerçekleştirilmesini sağlamak. Basılı materyallerin baskı kalitesini kontrol etmek, dağıtım, uygulama ve konumlandırma aşamalarını takip etmek ve gerekli durumlarda düzeltme ile iyileştirme çalışmalarını yürütmek.
MALTEPE İLETİŞİM OFİSİ BİRİMİ(BYH-BK.3)
Özel Görevleri
- Talep, Şikâyet ve Öneri İşlemleri: Belediyeye ait tüm iletişim kanallarından gelen talep, şikâyet ve önerileri ilgili müdürlüklere iletmek, takibini sağlamak ve geri bildirim yapmak.
- Kamu Başvuru Sistem İşlemleri: Halkla ilişkiler faaliyetlerinde kamu kurumlarından gelen başvurular için uygun görülen Açık Kapı, EBYS, CİMER, İBB CRM vb. programlar kullanarak, iş akışını kolaylaştırmak.
DANIŞMA VE BİLGİLENDİRME (BYH-BK.3.1)
Özel Görevleri
- Vatandaş Karşılama ve Bilgilendirme Hizmetleri: Belediyeye başvuran vatandaşları karşılamak, yönlendirmek ve bilgilendirmek; belediye hizmetleri hakkında güncel ve doğru bilgi akışını sağlamak. Kurumsal iletişim standartlarına uygun olarak danışma ve bilgilendirme faaliyetlerini koordine etmek ve yürütmek.
ÇAĞRI MERKEZİ (BYH-BK.3.2)
Özel Görevleri
- Çağrı Merkezi ve Vatandaş İletişim Sürecinin Yürütülmesi: Vatandaşlardan telefon aracılığıyla iletilen talep, öneri, şikâyet ve başvuruları karşılamak, kayıt altına almak ve ilgili birimlere iletmek. İletişim süreçlerinin etkinliğini artırmak, çağrı trafiğini analiz etmek ve hizmet kalitesini geliştirmeye yönelik çalışmalar yürütmek. Belediye ile vatandaş arasındaki iletişimin güçlü, şeffaf ve sürdürülebilir biçimde yürütülmesini sağlamak.
ÇÖZÜM MERKEZİ (BYH-BK.3.3)
Özel Görevleri
- Çözüm Merkezi Talep, Öneri ve Şikâyet Sürecinin Yürütülmesi: Dilekçe ve sosyal medya aracılığıyla gelen talep, öneri ve şikâyetleri değerlendirmek; ilgili birimlerle koordinasyon sağlayarak çözüm sürecini yürütmek. Başvuruların etkin ve zamanında sonuçlandırılmasını sağlamak, çözüme yönelik çalışmaları takip etmek ve vatandaşlara süreç hakkında bilgilendirme yapmak. Elde edilen verileri analiz ederek hizmet kalitesini artırmaya yönelik öneriler geliştirmek ve belediye ile vatandaş arasındaki iletişimin güçlü, şeffaf ve sürdürülebilir biçimde yürütülmesini sağlamak.
SAHA TAKİP VE KOORDİNASYON (BYH-BK.3.4)
Özel Görevleri
- Saha Takibi ve Talep-Şikâyet Yönetimi: Vatandaşlardan gelen talep, öneri ve şikâyetleri gerektiğinde yerinde incelemek; çözüm gerektiren konuları sahada tespit ederek ilgili birimlerle koordinasyon sağlayıp gerekli işlemleri başlatmak ve yapılan çalışmaların sonucunu takip etmek. Kayıt altına alınan taleplerin çözüm süreçlerini gerekli durumlarda yerinde denetlemek, saha verilerini raporlamak, hizmetlerin etkinliğini artırmaya yönelik değerlendirmeler yapmak ve
belediye hizmetlerinin vatandaş ihtiyaçlarına uygun şekilde yürütülmesini sağlamak. Belediyenin düzenlediği veya katılım sağladığı etkinliklerde talep, öneri ve şikâyetleri kayıt altına alıp ilgilisine iletmek ve gerektiğinde belediye hizmetlerine ilişkin tanıtıcı ve bilgilendirici çalışmalar yürütmek.
- Hizmet Tanıtımı ve Memnuniyet Ölçüm Çalışmaları: Görev verilmesi hâlinde, Belediye hizmetlerinin tanıtımını yapmak, bilinirlik ve memnuniyet ölçüm çalışmalarını yürütmek ve sonuçlarını raporlamak.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Genel Hükümler
Yönetmelikte Yer Almayan Hususlar
Madde 10 - (1) Bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.
Yürürlük
Madde 11 - (1) Bu yönetmelik Belediye Meclisince kabul edildikten ve Belediye web sitesinde (www.maltepe.bel.tr) yayınlandıktan sonra yürürlüğe girer. Yönetmeliğin yürürlüğe girmesi ile önceki yönetmelik yürürlükten kalkar.
Yürütme
Madde 12 - (1) Bu yönetmelik hükümleri Maltepe Belediye Başkanı adına Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü tarafından yürütülür.