heforshe.org site linki
0216 458 99 00
EN
DE
Girişimcilik Mutfağı Site Linki
Atatürk İmzası
Egemenlik Kayıtsız Şartsız Milletindir.

23 Sayılı Hukuk Kom Rap Özel Kalem Müdürlüğü Görev Ve Çalışma Yönetmeliği-Revize

T.C.
MALTEPE BELEDİYE BAŞKANLIĞI
HUKUK KOMİSYONU RAPORU


 

83598281-050.06.04 (H03/23)                          03 EYLÜL 2019


TOPLANTIYA KATILANLAR : Yıldız DOĞAN (Başkan)
                                                 Durmuş TÜRK (Başkan Yardımcısı)
                                                 Mehmet Can ERDÜNDAR (Üye)


KOMİSYONA HAVALE TARİHİ : 02.09.2019
RAPOR KONUSUNUN ÖZETİ  : Özel Kalem Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği.
ÖNERİNİN GELDİĞİ MAKAM   : Özel Kalem Müdürlüğü
DEĞERLENDİRME VE GÖRÜŞ : Maltepe Belediye Meclisinin 02.09.2019 tarihli oturumunda komisyonumuza havale edilen Özel Kalem Müdürlüğünün Görev ve Çalışma Yönetmeliği’nin revize edilmesi ile ilgili teklif incelenmiş olup,

 

       5393 sayılı Belediye Kanunu’nun Belediyenin Yetkileri ve İmtiyazları başlıklı 15. Maddesinin (b) fıkrası ve yine aynı kanunun Meclisin Görev ve Yetkileri başlıklı 18. Maddesinin (m) fıkrası gereğince, Özel Kalem Müdürlüğünün Görev ve Çalışma Yönetmeliği’nin ekte yer aldığı şekli ile kabul edilerek, 3011 sayılı Resmi Gazete’de Yayımlanacak Olan Yönetmelikler Hakkında Kanun’un 2. maddesinde yer alan “Mahalli idarelerce düzenlenen ve bu idarelerin yetki ve görev alanlarına giren yönetmelikler, mahallinde çıkan gazete veya diğer yayın yolları ile ilan olunur” hükmü doğrultusunda yayımının yapılması komisyonumuzca uygun görülmüştür.

       Meclisin onayına sunulur.       

 

HUKUK KOMİSYONU

 

Yıldız DOĞAN

Durmuş TÜRK

Mehmet Can DÜNDAR

Başkan

Başkan Yardımcısı

   Üye

 

 

T.C.
MALTEPE BELEDİYE BAŞKANLIĞI
ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ


 

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

 

Amaç

Madde 1- Bu yönetmeliğin amacı Özel Kalem Müdürlüğünün kuruluş görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Kapsam

Madde 2- Bu yönetmelik, Özel Kalem Müdürlüğündeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak

Madde 3-  Bu yönetmelik 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile diğer ilgili mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 4-

  1. Başkanlık                    : Maltepe Belediye Başkanlığını,
  2. Belediye                      : Maltepe Belediyesini,
  3. Belediye Başkanı        : Maltepe Belediye Başkanını,
  4. Müdür                         : Özel Kalem Müdürünü,
  5. Müdürlük                    : Özel Kalem Müdürlüğünü,
  6. Personel                    : Özel Kalem Müdürlüğünde görevli tüm personelini,

 

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat, Görev ve Sorumluluklar

 

Teşkilat

Madde 5- Özel Kalem Müdürlüğü; müdür, şef, memur, sözleşmeli personel, kadrolu işçi, ve belediye şirket personellerinden kurulur.

 

Görev ve Sorumluluklar

Müdürlüğün Görev ve Sorumlulukları

Madde 6-

 

  1. Müdürlüğün görevleri aşağıda belirtilmiştir.
  1. Belediye Başkanına intikal eden sözlü yada yazılı talepleri, randevuları, günlük olarak takip eder.
  2. Belediye Başkanı ile Başkan Yardımcıları ve müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.
  3. Belediye Başkanının tüm iletişim ve haberleşme işlemlerini gerçekleştirir.
  4. Belediye Başkanının ve Özel Kalem Müdürlüğünün tüm yazışmalarını takip eder ve sonuçlandırır.
  5. Belediye Başkanına gelen mektup ve dilekçeleri değerlendirip, ilgili birimlere sevk eder ve takibini yapar.
  6. Belediye Başkanının tüm kamu kurum ve kuruluşları ile koordinasyonunu sağlar.

 

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Madde 7-

 

  1. Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir.
  1. Belediye Başkanının verdiği sözlü ve yazılı talimatları eksiksiz olarak yapmaktan ve yaptırmaktan, mahiyetindeki memurları ve diğer görevlileri hal ve hareketlerini ilgili kanunlar çerçevesinde takip ve kontrol etmekten görevli ve sorumludur.
  2. Yasalarla kendisine verilen görevleri yapmaktan ve takip etmekten sorumludur.
  3. Müdür aynı zamanda Harcama yetkilisidir.
  4. Belediye Başkanının emirlerini ilgili birimlere iletir ve sonucunu takip eder.
  5. Belediyenin stratejik plan ve performans programında müdürlükle ilgili yer alan çalışmaları yapmak, hedefleri gerçekleştirmek.
  6. Resmi törenlerde, Belediyemizin yapacağı açılışları ve diğer tüm programların hazırlanmasında ilgili kurum içi ve kurum dışı birimlerle koordinasyonu sağlar.
  7. Programların içeriğini kimlerin davet edileceği hususunu takip eder.
  8. Belediye Başkanının yurt içinde ve yurt dışında katılacağı toplantı ve programların hazırlıklarını yapar, iletişim, gidiş-geliş, konaklama, rezervasyon işlemlerini organize eder.

ı)  Başkanlığa yurt içi ve yurt dışından gelen misafirleri karşılama, ağırlama, konaklama    ve ulaşım hizmetlerinin yerine getirilmesi konusunda gerekli organizasyonları yapar.

  1. Müdürlüğün yıllık bütçesini hazırlayıp uygular.
  1. Müdürlüğün yıllık ya da dönemsel faaliyet raporunu hazırlar.

 

  1.  Görev ve yetkilerin gereği gibi yerine getirilmesinden, Başkana karşı sorumludur.

 

Özel Kalem Şefinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Madde 8

  1. Özel Kalem Şefinin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir.
  1. Müdürün verdiği görevleri yasalar çerçevesinde eksiksiz ve geciktirmeden yapmakla yükümlüdür.
  2. Şefliğin görev alanına giren işleri koordine eder, görev bölümünü yapar.
  3. Başkanlık adına yapılan programları müdüründen aldığı talimatlar doğrultusunda organize eder, katılımcılara bilgi verir.
  4. Başkanlık ile tüm Kamu Kurum ve Kuruluşları, Sivil Toplum Örgütleri, Dernekler, özel ve tüzel kişiler arasında koordinasyonu sağlar.
  5. Başkanlığa intikal eden tüm sözlü ya da yazılı istek ve talepleri randevuları, programları günlük olarak takip eder müdürlük kalemine talimat verir.
  6. Yapılacak olan etkinlik, kutlama, açılış vb. törenlerde müdürlükler arası koordinasyonu sağlar.
  7. Müdürlüğe gelen tüm resmi evrakın kayıt altına alınmasını, müdürlüğün maaş ve tahakkuk işlerinin düzenli bir biçimde yürütülmesini takip eder.

h) Müdürlüğe gelen şikayet ve dilekçeleri değerlendirip müdürüne bilgi verdikten sonra ilgili birimlere sevk eder.

ı)    Randevu programlarının koordinasyonunu sağlar.

  1. Müdürlük içerindeki personelin ilgili mevzuatlar çerçevesinde kılık-kıyafet, mesai geliş-gidiş konularını takip eder, müdürüne bilgi verir.
  1. Başkan adına gönderilecek telgraf, çiçek ve çelenklerin gönderilmesini takip eder.

 

  1. Görev ve yetkilerin gereği gibi yerine getirilmesinden, müdüre karşı sorumludur.

 

Müdürlük Kaleminin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Madde 9-

  1. Müdürlük Kaleminin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir.
  1. Müdür ve şefin verdiği görevleri yasalar çerçevesinde eksiksiz ve geciktirmeden yapmakla yükümlüdür.
  2. Gelen ve giden evrakların, dosyaların, belgelerin kayıt, havale, zimmet ve dosyalama işlemlerini yürütür.
  3. Resmi kurum ve kuruluşlardan veya vatandaşlardan gelen randevu taleplerini kayda alır, randevu çizelgesini takip eder. Sonucu ile ilgili şefini bilgilendirir.
  4. Başkanın telefon görüşmelerini koordine eder.
  5. Makama gelen şikayet dilekçelerini ilgili birimlere yönlendirir ve sonucunu takip eder. Sonucu ile ilgili şefi bilgilendirir.
  6. Resmi tören ve kutlamalarda Belediyenin görev ve sorumluluklarına ilişkin konularda birimleri organize edip, şefini bilgilendirir.
  7. Başkanlık makamı adına düğün, cenaze, açılış vb. etkinliklerde mesaj, çelenk ya da çiçek gönderir.
  8. Açılış, kutlama, toplantı vb. organizasyonlara ilişkin duyuruların yapılmasını sağlar.

 

  1. Görev ve yetkilerini gereği gibi yerine getirilmesinden müdürüne ve şefine karşı sorumludur.

 

Müdürlük Taşınır Kayıt-Kontrol Görevlilerinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Madde 10-

(1) Müdürlük taşınır kayıt ve kontrol görevlisinin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir.

  1. Müdürlüğün taşınır kayıt ve kontrol görevlisi demirbaşların kontrolünden, zimmetlenmesinden ve yılsonu sayımından sorumludur.
  2. Müdürlüğün envanterine dahil olan malzemelerin takip edilmesini ve kayıt alınmasını takip eder.
  3. Müdürlükler arası malzemelerin devir-tesliminin yapılmasını sağlar.
  4. Müdürlüğün ihtiyacı olan kırtasiye, temizlik vb. malzemelerin depodan tedarik edilmesini sağlar.

 

  1. Görev ve yetkilerini gereği gibi yerine getirmekten müdürüne ve şefine karşı sorumludur.

 

Dış Protokol Personelinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Madde 11-

  1. Dış protokol personelinin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir.
  1. Protokolde görevli personeller tören, açılış, etkinliklerde alanın hazırlanması ve gerekli koordinasyonunun sağlanmasından sorumludur.
  2. Yapılacak etkinlikte müdürlükler arası koordinasyonun sağlanması ve takip edilmesinden şefine ve müdürüne bilgi verilmesini sağlar.
  3. Düzenlenecek etkinliklerde gerekli davetleri sağlamak ve takip etmek.
  4. Resmi tören ve günlerde yapılacak etkinliklerde gerekli koordinasyonu sağlamak.
  5. Resmi tören, kutlama, açılış vb. etkinliklerin Başkanlığın resmi sitesinde yer alacak görselleri kayıt etmek.
  6. Etkinliklerde vatandaşlardan gelecek talep, şikayet, randevu isteklerinin alınıp raporlanması ve ilgili müdürlüğe iletilmesi konusunda müdürüne ve şefine bilgi verir.
  7. Şefin ve müdürün verdiği diğer görevleri yapar.

 

  1. Görev ve yetkilerin gereği gibi yerine getirilmesinden, şef ve müdüre karşı sorumludur.

 

Başkanlık Koruma ve Şoförlerin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Madde 12-

 

       (1) Başkanlık koruma ve şoförlerinin görev, yetki ve sorumluluklarını aşağıda belirtilmiştir.

  1. Başkanın katılacağı programlarda gerekli tedbirleri alır.
  2. Makam aracını her an hazır ve koruma altında tutar.
  3. Makam şoförleri, kuralları doğrultusunda hareket ederek başkanın güvenli bir şekilde ulaşımını sağlar.
  4. Kılık ve kıyafet yönetmeliğine göre hareket ederler.
  5. Koruma görevlileri, gerekli emniyet tedbirleri alırken İlçe Emniyet Müdürlüğü ve Zabıta Müdürlüğü ile sürekli iletişimde bulunur.

 

      (2) Görev ve yetkilerin gereği gibi yerine getirilmesinden, Müdüre ve şefe karşı sorumludur.

 

Misafir Karşılama ve Kat Görevlileri Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Madde 13-

  1. Misafir karşılama ve kat görevlileri görev, yetki ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir.
  1. Şefin ve müdürün verdiği görevleri yasalar çerçevesinde eksiksiz ve tam şekilde yerine getirir.
  2. Vatandaşları müdürlük girişinde karşılar, randevu taleplerini kayıt altına alır.
  3. Vatandaşlardan gelen şikayet, istek, talepleri alır, ilgili müdürlüğe yönlendirmesini yapar.
  4. Kat görevlisi başkanlık katı, bekleme odası, misafir odası ile diğer birimlerin temizliğinin düzenli yapılmasından sorumludur.
  5. Disiplin kurallarına dikkat eder.
  6. Müdür ve şefin verdiği diğer talimatları yapar.

 

  1. Görev ve yetkilerin gereği gibi yapılmasından müdürüne ve şefine karşı sorumludur.

 

İkram Görevlilerin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Madde 14-

 

  1. İkram ve görevlileri görev, yetki ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir.

 

 a) Başkanın yapacağı toplantılar öncesi gerekli ikram hazırlığı yapar.

 b)Başkanlık katına gelen misafirlerin, ikram taleplerini alır gerekli servisi yapar.

 c)Nezaket ve görgü kuralları çerçevesinde misafirler karşılanır.

       d)Disiplin kurallarına dikkat eder.

 e)Şef ve müdürün verdiği görevleri yapar.

 

  1. Görev ve yetkilerin gereği gibi yerine getirilmesinden, Müdüre ve şefe karşı sorumludur.

 

                                            ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

                                     Görev ve Hizmetlerin İcrası

 

Görevin Alınması

Madde 15-(1)Müdürlüğe elektronik yönetim bilgi sistemi üzerinden veya dilekçe ile ulaşan evrağın kayıt altına alınması ile başlar.

 

Görevin Planması

Madde 16- (1) Özel Kalem Müdürlüğündeki iş ve işlemler müdür tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür.

 

Görevin Yürütülmesi

Madde 17- (1) Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve doğrulukta yapmak zorundadır.

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

 İşbirliği ve Koordinasyon

 

Müdürlük İçerisinde İşbirliği

Madde 18- (1) Müdürlük dahilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon müdür tarafından sağlanır.

(2) Müdürlüğe gelen tüm evraklar müdürün onayına sunulduktan sonra ilgilisine havale edilir.

(3) Müdürlük içerisinde görevli personelin herhangi bir nedenle görevden ayrılmaları durumunda görevleri gereği kendilerine verilen dosya, yazı ve belgeler ile kendisine zimmetle verilen demirbaşların devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir- teslim işlemi sona ermeden müdürlük ile ilişkileri kesilmeyecektir.

 

Diğer Müdürlükler ile Kurum Dışı Kuruluşlarla Koordinasyon

Madde 19- (1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ün imzası ile yürütülür.

(2) Müdürlüğün, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ile diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdürün parafesi ile Başkanın imzasıyla yürütülür.

 

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

 

Gelen Giden Evrakla İlgili Yapılacak İşlem

Madde 20-  (1) Müdürlüğe elektronik ortamda veya yazılı olarak gelen evrak önce kayıt altına alınır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrağın gereğini yasal süresi içerisinde yapmakla yükümlüdür.

(2) Evraklarla ilgili personele elektronik ortamda zimmetle, yazılı şekilde gelen evrak imza karşılığı tebliğ edilir.

(3) Kurum içi ve kurum dışı giden evrağa elektronik ortamda sayısı alındıktan sonra zimmetle teslim edilir.

 

Arşivleme ve Dosyalama

Madde 21- (1) Müdürlük tarafından yapılan tüm yazışmaların birer paraflı nüshası konusuna göre muhafaza edilir.

(2) Müdürlüğe gelen ve giden tüm evraklar standart dosya planına uygun olarak dosyalama yapılır.

(3) İşlemi biten evraklar “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”e uygun olarak arşive kaldırır.

(4) Arşivdeki evrakların saklama süreleri ve imha süreleri için planlama yapılarak süresi gelen evrak mevzuata uygun olarak imha edilir.

 

ALTINCI BÖLÜM

Denetim

 

Denetim ve Disiplin Hükümleri

Madde 22- (1) Özel Kalem Müdürü personelinin tamamını ilgili kanun mevzuat hükümlerince denetleme yetkisine sahiptir.

(2) Özel Kalem Müdürü 1 inci Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemlerini yürütür.

(3) Özel Kalem Müdürü çalışan tüm personelin izin, rapor, ödül ve cezalandırma işlemlerini takip eder.

 

YEDİNCİ BÖLÜM

 Çeşitli ve Son Hükümler

 

Yürürlükten Kaldırılan Yönetmelik

Madde 23-  (1) Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, önce yürürlükte olan Özel Kalem Müdürlüğü görev ve çalışma yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

 

Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Konular

Madde 24- (1) İş bu yönetmelikte hüküm bulunmayan konularda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

 

Yürürlük

Madde 25- (1) Bu yönetmelik Belediye Meclisinin kabulü ile yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.

 

Yürütme

Madde 26- (1) Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.